MỘT SỐ CỤM TỪ FORMAL VÀ INFORMAL PHỔ BIẾN CHUYÊN DUNG KHI VIẾT EMAIL TIẾNG ANH

Lời chào

• Hi ___,
• Hey ___,

Hỏi thăm 

• How are you?
• How’s it going?
• What’s going on?
• How goes?
• How’ve you been?

Đề cập đến lí do viết thư

• It’s been a while.
• I haven’t heard from you in a bit.
• I’ve been meaning to write to you for a long time. (Tôi có dự định viết thư cho bạn lâu rồi).
• I’m just checking in to hear what’s new.

Đề cập đến bản thân

• Things have been okay on my end. (Mọi thứ ổn đối với tôi.)
• Things have been up and down on my end. (Dạo này mọi thứ đối với tôi có lúc vui, có lúc buồn).
• Things have been pretty stressful on my end. (Dạo này mọi thứ khá căng thẳng đối với tôi).
• Things have been super busy on my end. (Dạo này mọi thứ bận rộn quá)

Tin tức của bản thân

Một số ví dụ đối với phần viết này, dựa vào từng tình huống cá nhân khác nhau mà bạn sẽ có cách thể hiện khác nhau. 

• I’m going to start university next week.
• I got a new job last week. It starts tomorrow!
• I’ve just been reading a book.
• I’ve been keeping myself busy with my new project.
• Work has been crazy lately.
• I’ve just been reading a lot. 

(Đối với phần này, người viết thường sử dụng thì quá khứ đơn hoặc hiện tại hoàn thành hoặc dùng thì tương lai để nói về những sự việc sắp diễn ra) 

Hỏi thăm lần 2

• Anyway, how are things on your end?
• Anyway, let me know what’s been going on with you.
• Anyway, hope you doing well.

Lời kết

• Talk to you soon.
• Talk soon.
• Take it easy.
• Take care, be good.
• Stay out of trouble, later. 

Lời chào

• Dear Mr./Ms.,

Lưu ý là nên sử dụng Ms thay vì Mrs trong email formal và luôn sử dụng surname (họ) của người nhận.

Ví dụ: Nếu tên người nhận là Mary Franklin thì đừng viết Dear Ms. Mary hay Dear Ms. Mary Franklin mà phải ghi là Dear Ms. Franklin.

• Dear Sir/Madam (trong trường hợp bạn không biết tên người nhận).

Giới thiệu về thông tin của bản thân

Trong trường hợp người nhận chưa biết rõ bạn là ai thì bạn nên nên giới thiệu tên và chức vụ tại công ty. 

• My name is Lily Hank and I am the Head of Marketing at HMU. 

Trong trường hợp bạn và người nhận đã biết nhau trước đó thì bạn có thể mở đầu email một cách thân thiện bằng cách sử dụng các cấu trúc như sau:

• I hope everything is going well.
• I hope you had a nice Christmas.

Đề cập đến những điều đã bàn bạc trước (nếu có)

• As we discussed, …
• To follow up on our meeting/discussion, …
• Regarding … / In regards to …,
• As far as (the budget) goes, …
• On the topic of …, 

Một số câu ví dụ cụ thể để đề cập về những điều đã bàn bạc trước đó:

• It was lovely meeting you at the sales conference last week.
• It was nice talking to you on the phone earlier.
• Thank you for your mail last week.

Lời cảm ơn

• Thanks for getting back to me. (Cảm ơn vì đã trả lời thư của tôi.)
• Thanks for the information.
• Thanks for the email.
• Thanks for your help with …
• Thanks for following up with …
• Thanks for looking into this/that.

Giới thiệu về nội dung, chủ đề của thư

• This is to inform you that …
• Just to let you know, …
• I have got good/bad news. 

Một số câu ví dụ cụ thể:

• I am writing in connection with the order we placed last week.
• I am writing with regard to next week’s board meeting.
• I am writing to update you on the progress of our project.
• As discussed, I am sending you more detailed information about the upcoming conference. 

Đưa ra lời yêu cầu

• I would like to know if/when/how/…
• Could you let me know if/when/how/…
• Could you confirm if/when/how/…?
• Do you know if/when/how/… ?
• Do you have any details/update on …?
• Could you give me an update/ an estimate …?

Đưa ra ví dụ

• I would like to inform you about the results of our customer survey.

Đính kèm file

• I have attached a pdf with the most relevant information.

Lưu ý đừng viết “I have enclosed” trong email – dùng “I have enclosed” trong viết thư.

Đưa ra lịch hẹn

• I was wondering if you would be available for a meeting next week. 
• Would 10am be a suitable time?
• I am afraid I am not available on Wednesday. Would Thursday work?

Xác nhận

• I would like to confirm our meeting for 7pm on Wednesday the 17th.

Lời kết

• If you need any further information, please feel free to contact me. 
• I will get back to you as soon as I can.
• I will let you know as soon as I can.
• I look forward to hearing from you.
• Thanks,
• Regards,
• Yours faithfully,
• Yours sincerely,