Cách viết thư khiếu nại trong IELTS General Training
 

CÁCH VIẾT MỘT LÁ THƯ KHIẾU NẠI (PHÀN NÀN) TRONG IELTS GENERAL TRAINING WRITING TASK 1

viết thư khiếu nại ielts general training

Trong IELTS Writing, hình thức Học thuật (Academic) được biết đến nhiều hơn là hình thức Tổng quát (General Training) và chắc hẳn rất ít bạn biết rằng Task 1 giữa hai phần thi này là khác nhau.

Nếu như trong IELTS Academic Writing yêu cầu thí sinh viết một bài báo cáo, mô tả về số liệu thì trong IELTS General Training Writing yêu cầu phải viết một lá thư về vấn đề nào đó, chẳng hạn như: Hướng dẫn về cách làm; Đưa lời khuyên về những việc cần làm; Đơn xin việc/nghỉ việc và còn rất nhiều khả năng khác xảy ra và bạn buộc phải viết được hết những tình huống đó. 

BÀI THI VÀ CHỨNG CHỈ IELTS: 7 ĐIỀU CỐT LÕI CẦN BIẾT

IELTS GENERAL TRAINING – IELTS DÀNH CHO NGƯỜI ĐỊNH CƯ? GIẢI MÃ BÀI THI IELTS GENERAL

Ngoài ra, trong phần này thí sinh sẽ sử dụng trí tưởng tượng cho những trường hợp chưa bao giờ gặp qua.

Do đây là hình thức thi Tổng quát (General Training) và phần lớn thí sinh đều chỉ tiệp cận qua đề thi Viết của hình thức Học thuật (Academic) là nhiều nên việc chưa biết rõ cấu trúc để viết thư khiếu nại ra sao cho chuẩn chỉnh là điều hoàn toàn bình thường. Vậy thì theo dõi bài viết này nhé! Hy vọng bài viết sẽ giúp các bạn có cái nhìn rõ hơn về dạng đề này để tự tin hoàn thiện.

Chủ đề của thư khiếu nại

viết thư khiếu nại - chủ đề

Tất nhiên, bài kiểm tra nghe như vậy nhưng không hề dễ dàng đâu, mà sẽ bao gồm các yêu cầu khác, nhưng về cơ bản 02 điều trên là mục đích chính của bức thư. Vì vậy thí sinh nên trình bày vào trong bài viết của mình.

Ngoài ra, đề bài đưa ra một tình huống nhất định và yêu cầu bạn phải liên hệ ai đó để khiếu nại. Đây cũng chính là chủ đề của lá thư. Chủ đề có thể là: trải nghiệm không thoải mái ở một nhà hàng, nhân viên không thân thiện, tàu đến muộn, sản phẩm bị lỗi,…

Tóm lại có rất nhiều tình huống khác nhau nhưng về cơ bản đề muốn người viết phải mô tả được điều saiđề xuất các giải pháp để khắc phục.

Cách viết thư khiếu nại

cách viết thư khiếu nại

Bước 1: Phân tích câu hỏi

Thông thường, các câu hỏi trong Task 1 của phần thi Viết hình thức Tổng quát không quá khó. Thí sinh sẽ không mất nhiều thời gian vì suy nghĩ quá nhiều mà thay vào đó chỉ cần xem yêu cầu của đề và làm theo là được. Đặc biệt ở phần này, các bạn thường hiếm khi xuất hiện những từ vựng khó để đánh lừa thí sinh. 

Cũng như đề thi Academic, bước đầu tiên là phải phân tích đề bài, cụ thể hơn là phải xác định được yêu cầu chính của đề là gì. Bây giờ cùng nhìn nhanh về phần ví dụ sau đây:

đề thi viết thư khiếu nại

(Bạn vừa đọc một bài báo của một tạp chí du lịch quốc tế, trong đó đã cung cấp thông tin sai về thành phố của bạn.

Hãy viết một lá thư gửi đến người biên tập của tạp chí đó, trong lá thư của bạn phải có:

  • Chỉnh sửa lại thông tin của bài báo.
  • Giải thích lý do vì sao mà bài báo đó cần phải sửa lại thông tin cho đúng.
  • Yêu cầu tờ tạp chí đó nên giải quyết như thế nào về vấn đề này.)

Nhìn sơ qua thì có vẻ rất nhiều thông tin ở đây, nhưng có thể hiểu ngắn gọn là yêu cầu của đề mong muốn thí sinh “Hãy viết một lá thư gửi đến biên tập viên để nói về sự sai sót trong tạp chí của họ”– Đây chính là yêu cầu của đề. 

hướng dẫn viết thư khiếu nại

Bước 2: Xác định loại thư khiếu nại

Những loại thư khiếu nại phổ biến mà thí sinh hay thường gặp trong phần thi Task 1:

  • Khiếu nại về tiếng ồn (và các vấn đề xã hội khác) (Noise complaint)
  • Trải nghiệm dịch vụ không tốt (Bad service)
  • Sản phẩm bị lỗi (Faulty product)
  • Mối quan tâm về môi trường (Environmental concerns)

Và những đối tượng thường xuyên sẽ phải nhận những lá thư khiếu nại là:

  • Chủ nhà (Landlord)
  • Chủ doanh nghiệp (Business owner)
  • Người quản lý của một nhà cung cấp dịch vụ (Manager of a service provider)
  • Hàng xóm (neighbor), người sống gần người viết (persons who live nearby)

Bước 3: Chuẩn bị câu trả lời

Sau khi phân tích câu hỏi và xác định được loại thư khiếu nại ấy là về chủ đề gì thì việc tiếp theo là phải sắp xếp câu trả lời sao cho phù hợp.

Vì bài thi Task 1 giới hạn thời gian chỉ có 20 phút, nên việc sẵn sàng hết tất thảy mọi thứ là điều cần thiết.

chuẩn bị câu trả lời để viết thư khiếu nại

Thông thường có 02 cách (phương pháp) để chuẩn bị câu trả lời: trực tiếp viết câu trả lời (hay còn được hiểu là phương pháp tiếp cận nhanh) và lập dàn ý sau đó mới trả lời (phương pháp thận trọng). 

Bạn có thể  cách nào cũng được, chỉ cần phương pháp đó phù hợp với khả năng. Sau đây cùng phân tích những điểm thuận lợi và bất lợi của hai phương pháp trên để các bạn có thể tự lên kế hoạch cho bài viết nhé:

 

Phương pháp tiếp cận nhanh 

(The Fast Approach) 

Phương pháp tiếp cận thận trọng

(The Careful Approach)

Điểm thuận lợi (advantages)

Tức có nghĩa, khi bạn nghĩ ra một ý tưởng gì đó là lập tức viết vào, sau đó có thể từ từ khai triển ý sao cho hợp lý. 

Ở phương pháp này, thí sinh có thể tiết kiệm được thời gian.

Thí sinh lập dàn ý cho câu trả lời của mình, điều này tuy mất nhiều thời gian nhưng bù lại khi bạn bắt đầu viết thì các ý tưởng của bạn gần như đã hoàn chỉnh.

Điểm bất lợi (Disadvantages)

Nếu viết sai ý, bạn phải bắt đầu viết lại lá thư, dẫn đến mất thời gian. 

Đồng thời các ý tưởng cũng không mạch lạc, thậm chí bạn sẽ bị bí ý.

Đối với phương pháp này, bạn sẽ dành rất nhiều thời gian đầu để lập dàn ý, đồng nghĩa với việc bạn sẽ không có đủ thời gian để hoàn thành một lá thư.

điều quan trọng nhất khi viết thư khiếu nại

Thêm một điểm lưu ý, nên đưa ra các ý đơn giản để bạn có thể mô tả và viết một cách dễ dàng. Đừng đưa ra những ý quá lan man, dài dòng và phức tạp, vì điều đó sẽ khiến cho bạn mất rất nhiều thời gian để mô tả.

Bước 4: Nắm kỹ cấu trúc của một lá thư

Để tránh bị trừ điểm và mất thời gian, thí sinh nên nắm kỹ cấu trúc của một lá thư sẽ bao gồm những gì.

Hãy bắt đầu lá thư bằng một lời mở đầu (Dear…,) và kết thúc bằng một lời chào (“Sincerely”)chữ ký, phần giữa chính là nội dung của lá thư. 

Các bạn nên dựa theo quy tắc viết một đoạn văn ở Task 2: Một đoạn văn nên có một ý chính (One paragraph should have one main idea).

Thông thường, đoạn đầu tiên sẽ nêu lý do tại sao phải viết thư. Đoạn thứ hai sẽ nói chi tiết hoặc giải thích về lý do. Đoạn thứ ba có thể tóm gọn lại ý và đưa ra giải pháp cho vấn đề trên.

cấu trúc viết thư khiếu nại

Bước 5: Sử dụng từ vựng liên quan đến chủ đề trong khi viết thư

Bất kì phần thi nào của IELTS, mục đích cũng là muốn kiểm tra về khả năng sử dụng từ ngữ của bạn. 

Việc học một số từ vựng liên quan đến chủ đề là một điều nên làm. Thứ nhất, điều này giúp bạn không bị bối rối trong phần khai triển ý. Thứ hai, việc sử dụng từ vựng liên quan đến chủ đề giúp bài viết mang tính chuyên nghiệp hơn và band điểm sẽ đạt từ mức khá trở lên. 

BÀI MẪU IELTS WRITING GENERAL TASK 1 BAND 7.0+

Một số cấu trúc trả lời cho phần nội dung khi viết thư khiếu nại

Lưu ý rằng đây là một lá thư khiếu nại, vì thế bạn không nên sử dụng những từ ngữ mang sắc thái tiêu cực, tức giận hay thậm chí là đe doạ trong lá thư. Hãy nên sử dụng những từ vựng, cấu trúc mang tính lịch sự nhưng cũng bày tỏ thái độ không hài lòng về vấn đề đó. 

Sau đây là một số cấu trúc bạn có thể sử dụng trong khi viết nội dung của thư:

Câu

Cách sử dụng

Ví dụ

I am writing to complain about…

Một cách đơn giản để vào trực tiếp vấn đề mình muốn khiếu nại.

(Tôi viết thư này để khiếu nại về….)

I am writing to complain about the rude treatment I received in your store last weekend.

(Tôi viết thư này để khiếu nại về cách phục vụ không mấy lịch sự mà tôi đã nhận được ở trong cửa hàng của bạn vào tuần trước)

I was (very/bitterly/quite) disappointed with/about…

Câu này sử dụng để thể hiện mức độ cảm nhận. Đơn giản hơn là bạn sử dụng để thể hiện sự thất vọng của mình về vấn đề đó.

(Tôi cảm thấy (rất/vô cùng/ khá) thất vọng về…)

I was bitterly disappointed that the train was cancelled without any warning from the station staff.

(Tôi cảm thấy vô cùng thất vọng về chuyến tàu đã bị huỷ bỏ mà không có bất kỳ thông báo nào từ nhân viên ga tàu)

I honestly expected better…

Đây là một cách so sánh những việc (chuyện) với sự mong đợi của bạn, ngụ ý nhấn mạnh sự thất vọng.

(Tôi thật sự mong đợi tốt hơn…)

I honestly expected better from an establishment with such a sterling reputation.

(Tôi thật sự mong đợi tốt hơn từ một cơ sở có danh tiếng như vậy)

I would like to suggest that…

Đây là cách tốt nhất để đưa ra một lời gợi ý hay đề nghị. Rất lịch sự và bộc trực nhưng cũng thể hiện được sự mềm mỏng, không gây hấn.

(Tôi muốn đề xuất rằng…)

I would like to suggest that you include a wider range of options to take into consideration people’s food allergies.

(Tôi muốn đề xuất rằng bạn nên đưa ra nhiều sự lựa chọn hơn để xem xét tình trạng dị ứng thực phẩm của mọi nguời)

I would be grateful if you could…

Đây cũng là một cách đưa ra lời đề nghị vô cùng lịch sự. Tuy không trực tiếp nhưng lại mang nghĩa cảnh báo rất cao.

(Tôi sẽ rất biết ơn (vui lòng) nếu như bạn có thể….)

I would be grateful if you could issue a refund immediately so that this need go no further.

(Tôi sẽ rất biết ơn nếu bạn có thể hoàn tiền ngay lập tức để việc này không cần thực hiện thêm nữa) 

I hope that this can be remedied soon.

Đây là một cách nói lịch sự, thể hiện mong muốn nhận được lời xin lỗi từ đối phương, hoàn lại tiền hay một số giái pháp khác. 

(Tôi hy vọng rằng điều này có thể khắc phục sớm hơn)

Needless to say, I hope that this can be remedied soon.

(Không cần phải nói gì nhiều nữa, tôi hy vọng rằng điều này có thể khắc phục sớm hơn)

9 CHỦ ĐIỂM NGỮ PHÁP TIẾNG ANH CẦN NẮM CHO BÀI THI IELTS

Một số lỗi cần tránh

Sau đây là một số lỗi thí sinh thường hay mắc phải và cách khắc phục:

Lỗi

Cách khắc phục

Dear John…

Đối với một lá thư trang trọng, không nên ghi tên người nhận vì sẽ gây mất lịch sự. Thay vào đó hãy sử dụng chức danh hoặc họ của người nhận, hoặc có thể ghi là “Dear Sir or Madam”.

Dear Mr John…

Chỉ sử dụng chức danh (Mr., Mrs., v..v..) với họ của người nhật chứ không phải tên. Trong trường hợp này, bạn có thể ghi là “Dear Mr. Smith” thay vì “Dear Mr. John”.

Cheers…

Nên nhớ đây là một lá thư khiếu nại, cần phải có một sự trang trọng nhất định nên việc kết thúc bằng một lời chào thân mật là một việc không nên. Bạn nên sử dụng những lời chào trang trọng như “Sincerely” để kết thúc một lá thư khiếu nại.

Sincerely, David

Hãy ghi tên họ đầy đủ ở phần ký tên thay vì chỉ ghi tên của mình. 

Sincerely, Donald Trump

Không nên sử dụng biệt hiệu hay bất cứ một tên nào khác ngoài tên thật của bạn vì như vậy sẽ làm giảm giá trị của lá thư khiếu nại.

Bài viết mẫu về thư khiếu nại

Dưới đây là một bài mẫu về thư khiếu nại để bạn có thể tham khảo và có cái nhìn rõ hơn nhé.

đề mẫu viết thư khiếu nại

(Bạn đã có một vấn đề với người hàng xóm kế bên nhà mình. Bạn đã không thể nói vấn đề này cho người hàng xóm kia.

Hãy viết một lá thư gửi cho người hàng xóm đó, trong thư của bạn phải có:

  • Giải thích vấn đề
  • Đưa ra giải pháp
  • Nói rằng nếu như trường hợp đó không được cải thiện thì hành động tiếp theo của bạn sẽ là gì.)

Như vậy nội dung của bài này chính là viết thư khiếu nại một vấn đề nào đó (vấn đề này đề cho phép bạn được nghĩ ra) mà người hàng xóm đã làm với bạn và bạn đã không có dịp để nói với họ.

Từ đó bạn hãy khai triển ra ba ý mà đề đã yêu cầu phía dưới: Giải thích => Đưa ra giải pháp => Cảnh báo.

Dạng thư khiếu nại này là về vấn đề xã hội và người nhận là hàng xóm của mình. 

Tiếp theo bạn bắt đầu lên ý tưởng cho lá thư và hãy luôn luôn nắm kỹ cấu trúc của một lá thư:

Lời mở đầu thư => Nội dung thư (các đoạn văn phải rõ ràng, thể hiện đúng một ý chính) => Lời chào cuối thư và chữ ký có đầy đủ họ tên của mình.

Đây là bài mẫu được tham khảo từ nguồn ieltsleader.com:

Dear Mr. Stafford,

I am writing to you to complain about a problem that may have been caused by your kids.

First of all, as I have been made redundant since last month, I need to spend a lot of time at home. However, your kids make it impossible to have any peace, especially soon after they have arrived home from school. They play with a ball indoors, run around and listen to music too loudly. I have really tried not to pay too much attention to this and I had hoped that things would settle without needing to forbid them from enjoying themselves. However, the situation is getting worse.

As I do not use a phone and I have not seen you around in a while, I have decided to contact you by post. I would like to ask whether it would be okay for you to restrain your kids and explain that there are other people living in the house as well. Otherwise, I will be compelled to report this matter to the police.

I seriously hope that my letter will not create any ill-feeling between us and we can remain good neighbors.

Yours sincerely,

Jack Smith.

Hy vọng bài viết này giúp các bạn dễ dàng viết thư khiếu nại một cách hoàn chỉnh và tránh những sai sót không đáng có để đạt được số điểm cao. 

Ngoài ra, để khiến lá thư trở nên tự nhiên thì các bạn có thể đọc và tham khảo các lá thư khiếu nại mẫu để học các từ vựng, cấu trúc mà chỉ dùng riêng khi viết thư khiếu nại nhé.

Chúc các bạn may mắn trong kỳ thi sắp tới.

Trương Nguyễn Minh Tú

Cải thiện kỹ năng Writing cùng Đội ngũ Học thuật ILP:

05 WEBSITE LUYỆN VIẾT ĐOẠN VĂN TIẾNG ANH

LÀM THẾ NÀO ĐỂ TẬN DỤNG HIỆU QUẢ MỘT BÀI WRITING SAMPLE?

TỪ WORD ĐẾN ESSAY – XÂY DỰNG BÀI VIẾT HOÀN CHỈNH TỪ NỀN TẢNG – PHẦN 3: VIẾT PARAGRAPH